Personalplanung im Hort: Mehr als ein Dienstplan
Ein Hort ist keine Kita. Die Betreuungszeiten sind anders verteilt, die Personalstruktur ist kleiner und die Anforderungen an die Schichtplanung sind höher. Wer die Personalplanung im Hort wie in einer Kita angeht, scheitert an der Realität, denn der Hort hat eigene Taktungen, die den gesamten Dienstplan prägen.
Während eine Kita ihren Betrieb morgens hochfährt und über den Tag verteilt, muss der Hort zwei klar getrennte Zeitfenster abdecken. Die Frühbetreuung vor Schulbeginn und die Nachmittagsbetreuung nach Schulschluss sind zwei separate Einsatzblöcke. Dazwischen liegt eine Lücke, in der der Hort leer ist. Das macht die Planung anspruchsvoll, besonders wenn das Team überwiegend aus Teilzeitkräften besteht.
Früh- und Nachmittagsschicht koordinieren
Die Frühbetreuung beginnt in vielen Horten um 7:00 Uhr. Kinder kommen vor dem Unterricht, frühstücken, erledigen letzte Vorbereitungen. Um 8:00 oder 8:30 Uhr gehen sie in die Schule. Dann ist Pause. Die Nachmittagsbetreuung startet je nach Schulschluss zwischen 12:00 und 13:00 Uhr und läuft bis 16:00 oder 17:00 Uhr.
Diese Zweiteilung erzeugt ein konkretes Problem: Wer morgens die Frühschicht übernimmt, kann nicht gleichzeitig den vollen Nachmittag abdecken, ohne die gesetzlichen Ruhezeiten zu verletzen. Die Lösung sind getrennte Schichtmodelle. Eine Fachkraft übernimmt die Frühbetreuung und arbeitet bis zum frühen Nachmittag. Eine andere beginnt später und schließt den Hort am Abend.
In der Praxis bedeutet das: Jede Woche muss klar sein, wer wann da ist. Nicht nur, weil der Betrieb sonst nicht funktioniert, sondern weil der Betreuungsschlüssel zu jeder Tageszeit eingehalten werden muss. Ein Dienstplan, der nur Wochenstunden verteilt, reicht nicht. Er muss stundengenau zeigen, welche Fachkraft in welchem Zeitfenster anwesend ist.
Betreuungsschlüssel einhalten
Der Betreuungsschlüssel im Hort variiert je nach Bundesland. In den meisten Ländern liegt er zwischen 1:12 und 1:15. Das klingt großzügig, ist es aber nicht, wenn man die tatsächliche Personalverfügbarkeit zu jeder Tageszeit berechnet.
Ein Beispiel: Ein Hort betreut 45 Kinder am Nachmittag. Bei einem Schlüssel von 1:15 braucht er mindestens drei Fachkräfte gleichzeitig. Wenn eine davon die Frühschicht übernommen hat und um 14:00 Uhr geht, muss jemand anderes übernehmen. Wenn eine Kollegin krank ist, fehlt sofort ein Drittel des Teams. Der Schlüssel ist gerissen.
Ein Dienstplan ist wie ein Stundenplan für die Schule. Wenn ein Fach ausfällt, steht eine Klasse ohne Unterricht da. Im Hort steht eine Gruppe ohne Betreuung da. Nur dass es bei Kindern keine Freistunde gibt.
Besonders kritisch ist die Übergangszeit zwischen 12:00 und 13:00 Uhr. Kinder kommen gestaffelt aus der Schule, die Gruppe füllt sich innerhalb einer Stunde. Der Personalschlüssel muss nicht erst ab 14:00 Uhr stimmen, sondern ab dem Moment, in dem das erste Kind eintrifft. Wer die Ferienbetreuung plant, kennt das gleiche Problem in verschärfter Form: Ganztägige Betreuung von 7:00 bis 17:00 Uhr erfordert deutlich mehr Personal als der Regelbetrieb.
Vertretungen und Ausfälle managen
In einem Team von drei bis fünf Personen ist jeder Ausfall spürbar. Es gibt keinen Vertretungspool wie in großen Kitas oder Schulen. Wenn jemand krank wird, muss sofort reagiert werden. Und die Möglichkeiten sind begrenzt.
Der Fachkräftemangel verschärft diese Situation. Externe Vertretungskräfte sind schwer zu finden, und selbst wenn sie verfügbar sind, kennen sie weder die Kinder noch die Abläufe. Die Einarbeitung kostet Zeit, die im akuten Krankheitsfall nicht da ist.
Was hilft, ist vorausschauende Planung. Drei konkrete Maßnahmen machen den Unterschied:
- Raumzuordnung dokumentieren – Wenn klar ist, welche Fachkraft welchen Raum und welche Aktivität betreut, lässt sich im Vertretungsfall gezielt umschichten, statt improvisieren zu müssen
- Teilzeitverträge flexibel gestalten – Mitarbeitende mit 20- oder 30-Stunden-Verträgen können bei Engpässen Zusatzstunden übernehmen, wenn das vertraglich geregelt ist. Das funktioniert nur, wenn der Grunddienstplan genügend Puffer lässt
- Trägerübergreifende Absprachen – Wenn mehrere Horte oder Kitas desselben Trägers in der Nähe liegen, kann ein gemeinsamer Springerpool zumindest die gröbsten Lücken schließen
Entscheidend ist, dass der Dienstplan nicht nur den Normalfall abbildet. Er muss auch zeigen, was passiert, wenn Plan A nicht funktioniert. Welche Person rückt nach? Welche Gruppe wird zusammengelegt? Welcher Raum wird geschlossen? Wer diese Fragen erst beantwortet, wenn der Anruf um 6:30 Uhr morgens kommt, verliert wertvolle Zeit.
Digitale Werkzeuge für die Personalplanung
Viele Horte planen ihren Dienstplan noch auf Papier oder in Excel-Tabellen. Das funktioniert, solange alles nach Plan läuft. Sobald sich etwas ändert, wird es unübersichtlich. Wer hat diese Woche getauscht? Stimmt der Schlüssel am Donnerstagnachmittag noch? Hat jemand die Ferienvertretung eingetragen?
Digitale Lösungen können hier helfen. Nicht als Ersatz für gute Planung, aber als Werkzeug, das den Überblick erleichtert. Eine Hort-Verwaltungs-App wie Hortino zeigt auf einen Blick, welche Kinder an welchem Tag anwesend sind, welche Betreuungszeiten gebucht wurden und wie die Gruppen- und Raumverteilung aussieht. Das ersetzt keinen Dienstplan, liefert aber die Daten, die man für einen guten Dienstplan braucht.
Der Vorteil digitaler Werkzeuge liegt vor allem in der Transparenz. Wenn alle im Team sehen können, wie die Anwesenheit verteilt ist und welche Betreuungsmodule gebucht sind, lassen sich Schichten realistischer planen. Keine Fachkraft wird für eine Frühschicht eingeteilt, in der nur zwei Kinder kommen. Und keine Nachmittagsschicht wird mit zu wenig Personal besetzt, weil die tatsächlichen Buchungszahlen bekannt sind.
Fazit
Personalplanung im Hort ist komplexer als in vielen anderen Betreuungsformen. Die Zweiteilung in Früh- und Nachmittagsbetreuung, kleine Teams mit hohem Teilzeitanteil und ein Betreuungsschlüssel, der zu jeder Tageszeit gelten muss, machen den Dienstplan zu einer zentralen Managementaufgabe.
Gute Personalplanung beginnt nicht beim Dienstplan selbst, sondern bei den Daten: Wie viele Kinder sind wann da? Welche Betreuungsmodule sind gebucht? Welche Räume werden genutzt? Wer diese Informationen verlässlich hat, kann Schichten realistisch planen, Vertretungen vorbereiten und den Betreuungsschlüssel auch dann einhalten, wenn es eng wird.
