Schulferien verändern den Hort-Alltag grundlegend. Der gewohnte Rhythmus aus Schule, Mittagessen und Nachmittagsbetreuung fällt weg. Stattdessen sind die Kinder den ganzen Tag da, oft schon ab 7:00 Uhr morgens. Die Gruppen setzen sich anders zusammen, das Programm muss eigenständig gefüllt werden, und nicht jedes Kind kommt jede Woche.
Für Horte ist die Ferienbetreuung gleichzeitig Herausforderung und Chance. Herausforderung, weil die Organisation deutlich aufwendiger ist als im Regelbetrieb. Chance, weil die Ferien Raum bieten für Projekte, Ausflüge und Aktivitäten, die im normalen Nachmittag keinen Platz finden. Dieser Artikel zeigt, wie Horte die Ferienwochen strukturiert planen.
Was Ferienbetreuung im Hort besonders macht
Der wichtigste Unterschied zum Regelbetrieb: Kinder sind ganztägig da. Statt vier oder fünf Stunden am Nachmittag betreut der Hort in den Ferien oft zehn Stunden am Stück, von der Frühbetreuung ab 7:00 Uhr bis zum Spätdienst um 17:00 Uhr. Das verändert alles: den Personalbedarf, die Raumnutzung, die Mahlzeiten, das Programm.
Im Gegensatz zur OGS hat der Hort dabei einen strukturellen Vorteil. Er verfügt über eigene Räume und ist nicht an Schulgeräte gebunden, die in den Ferien möglicherweise gesperrt oder anderweitig belegt sind. Der Hort kann seinen Betrieb unabhängig aufrechterhalten, ohne mit der Schule über Raumnutzung verhandeln zu müssen.
Gleichzeitig bringt die Ferienzeit eine besondere Dynamik mit sich. Kinder aus verschiedenen Schulen haben unterschiedliche Ferientermine. In Bundesländern mit versetzten Ferien kann es vorkommen, dass ein Teil der Kinder noch Schule hat, während ein anderer Teil bereits im Ferienmodus ist. Die Gruppen sind in manchen Wochen voll, in anderen halb leer. Ohne eine frühzeitige Bedarfsabfrage wird jede Woche zur Wundertüte.
Anmeldung und Bedarfsabfrage organisieren
Die Planung der Ferienbetreuung steht und fällt mit einer rechtzeitigen Abfrage. Welche Kinder kommen in welcher Woche? Brauchen sie Frühbetreuung? Gibt es Allergien oder Unverträglichkeiten, die bei der Verpflegung berücksichtigt werden müssen?
Bewährt hat sich eine verbindliche Anmeldung mindestens vier bis sechs Wochen vor Ferienbeginn. So bleibt genug Vorlauf für die Personal- und Programmplanung. Die Abfrage sollte wochenweise erfolgen, weil nicht jedes Kind jede Ferienwoche anwesend ist. Manche Familien verreisen in der ersten Woche, andere in der dritten. Ohne diese Differenzierung planen Sie entweder zu viel oder zu wenig Personal ein.
Wichtig ist auch die Kapazitätsgrenze. Wenn der Hort im Regelbetrieb 60 Kinder betreut, bedeutet das nicht, dass in jeder Ferienwoche 60 Plätze verfügbar sind. Personal ist im Urlaub, Honorarkräfte sind nicht immer verfügbar. Kommunizieren Sie frühzeitig, wie viele Plätze pro Woche tatsächlich zur Verfügung stehen, und arbeiten Sie bei Bedarf mit einer Warteliste.
Digitale Werkzeuge können diesen Prozess vereinfachen. Hortino bietet beispielsweise eine Ferienplanung, in der Anmeldungen pro Woche erfasst und Kapazitäten übersichtlich dargestellt werden. So sehen Leitungen auf einen Blick, welche Wochen bereits ausgelastet sind und wo noch Platz ist.
Programm planen: Themenwochen und Ausflüge
Sechs Wochen Sommerferien lassen sich nicht mit Freispiel füllen. Kinder brauchen Struktur, auch wenn der Schulrhythmus wegfällt. Themenwochen sind ein bewährtes Format, das beiden Seiten dient: Kinder haben Orientierung und Abwechslung, und das Team kann Material und Ausflüge gezielt vorbereiten.
Typische Themen für Ferienwochen im Hort:
- Natur und Wald – Waldtage, Insektenhotel bauen, Naturmaterialien sammeln
- Kunst und Kreativität – Atelier-Tage, Graffiti-Workshop, Theaterstück einstudieren
- Sport und Bewegung – Sportfest, Schwimmbadbesuche, Fahrradtour
- Kochen und Ernährung – gemeinsam kochen, Rezepte aus verschiedenen Ländern, eigenes Kochbuch gestalten
- Experimente und Forschen – naturwissenschaftliche Versuche, Technik-Projekte
Ausflüge sind ein Highlight, erfordern aber Planung. Transport, Eintrittskarten, Begleitpersonen, Allergielisten für unterwegs: All das muss Wochen vorher organisiert sein. Planen Sie pro Ferienwoche maximal zwei Ausflüge ein. Mehr überfordert die Kinder und das Team gleichermaßen.
Ein gutes Ferienprogramm ist wie ein gut gepackter Koffer. Zu viel drin, und man findet nichts. Zu wenig, und es fehlt immer das Wichtigste. Die Kunst liegt in der Auswahl, nicht in der Menge.
Lassen Sie ältere Kinder bei der Programmgestaltung mitentscheiden. Ein kurzer Wunschzettel vor den Ferien gibt Hinweise darauf, welche Aktivitäten tatsächlich ankommen. Das erhöht die Motivation und spart dem Team die Erfahrung, ein aufwändig vorbereitetes Angebot vor leeren Stühlen durchzuführen.
Personalplanung in der Ferienzeit
Die Ferienbetreuung ist der anspruchsvollste Zeitraum für die Personalplanung im Hort. Der Betreuungsschlüssel muss über den ganzen Tag eingehalten werden, nicht nur am Nachmittag. Gleichzeitig wollen die Fachkräfte selbst Urlaub nehmen, oft in denselben Wochen, in denen die Familien verreisen.
Ein bewährtes Vorgehen: Teilen Sie die Ferienwochen frühzeitig auf. Jede Fachkraft deckt einen festen Block ab und hat einen anderen Block frei. Wer in den ersten drei Wochen arbeitet, hat die letzten drei frei, oder umgekehrt. Das schafft Planungssicherheit für alle Beteiligten.
Reicht das Stammpersonal nicht aus, kommen Honorarkräfte, FSJ-ler oder Praktikanten ins Spiel. Wichtig ist, dass diese Personen rechtzeitig eingearbeitet werden. Ein Ferienprogramm mit unbekannten Betreuern und unbekannten Kindern ist für niemanden angenehm. Planen Sie mindestens einen Einarbeitungstag vor Ferienbeginn ein, an dem Aushilfen die Räume, den Tagesablauf und die wichtigsten Regeln kennenlernen.
Die Kombination aus schwankenden Kinderzahlen und reduziertem Personal erfordert eine genaue Planung. Woche für Woche muss klar sein, wie viele Kinder kommen und wie viele Fachkräfte vor Ort sind. Wenn beides nicht zusammenpasst, müssen entweder Plätze reduziert oder zusätzliche Kräfte organisiert werden.
Verpflegung und Tagesablauf anpassen
Im Regelbetrieb kommen die Kinder nach dem Schulessen in den Hort, oder das Mittagessen findet zu festen Zeiten statt, abgestimmt auf den Schulschluss. In den Ferien ändert sich der gesamte Tagesablauf. Die Kinder frühstücken möglicherweise im Hort, das Mittagessen verschiebt sich, und ein Nachmittagssnack wird zur festen Mahlzeit.
Die Organisation des Mittagessens muss für die Ferien separat geplant werden. Die Bestellmenge beim Caterer ändert sich wochenweise, weil nicht alle Kinder jeden Tag da sind. Wenn der Hort normalerweise 40 Portionen bestellt, können es in der ersten Ferienwoche 55 sein und in der dritten nur 25. Ohne eine präzise Anmeldeliste wird entweder Essen verschwendet oder es reicht nicht.
Auch Allergien und Unverträglichkeiten verdienen in den Ferien besondere Aufmerksamkeit. Im Regelbetrieb kennt das Stammpersonal jedes Kind. In den Ferien betreuen möglicherweise Aushilfen, die nicht wissen, dass Lena kein Gluten verträgt oder Mehmet kein Schweinefleisch isst. Eine aktuelle Allergie- und Ernährungsliste muss in der Küche und bei jeder Betreuungsperson vorliegen.
Der Tagesablauf selbst sollte trotz der veränderten Rahmenbedingungen eine klare Struktur haben. Kinder brauchen Orientierung, auch in den Ferien. Ein Beispiel:
- 7:00–8:30 – Frühbetreuung, offenes Ankommen, Frühstück
- 9:00–12:00 – Themenprogramm oder Ausflug
- 12:00–13:00 – Mittagessen
- 13:00–14:00 – Ruhephase, Vorlesen, freies Spiel
- 14:00–16:00 – Nachmittagsangebot, draußen spielen
- 16:00–17:00 – Snack, Abholzeit
Fazit
Ferienbetreuung im Hort ist kein verlängerter Nachmittag. Sie ist ein eigenständiges Betreuungsformat mit eigener Logik, eigenem Personalbedarf und eigenem Programm. Wer die Ferien genauso plant wie den Regelbetrieb, wird an den veränderten Anforderungen scheitern.
Entscheidend sind drei Dinge: eine frühzeitige Bedarfsabfrage, die wochenweise klärt, welche Kinder kommen. Eine Personalplanung, die Urlaubswünsche und Betreuungsschlüssel in Einklang bringt. Und ein Programm, das den ganzen Tag füllt, ohne Kinder und Team zu überfordern.
Horte, die diese drei Säulen früh genug aufstellen, gewinnen etwas, das im Regelbetrieb oft zu kurz kommt: Zeit für Projekte, für Ausflüge, für Erlebnisse jenseits des Schulalltags. Die Ferien können die beste Zeit im Hort sein. Wenn die Organisation stimmt.
